10 Jenis Dokumen Pengiriman Barang yang Wajib Diketahui

Pengiriman barang tidak hanya soal armada dan jarak, tetapi juga tentang kejelasan dokumen pengiriman barang. Pastikan semuanya siap sebelum pengiriman dimulai. Untuk tahu tarif pengiriman Anda, cek ongkir Deliveree sekarang dengan klik tombol di bawah ini.

CEK ONGKIRWA TIM BISNIS

Apa yang Dimaksud dengan Dokumen Pengiriman Barang?

Dokumen pengiriman barang adalah serangkaian dokumen penting yang digunakan untuk mencatat, mengawasi, dan membuktikan proses perpindahan barang dari pengirim ke penerima. Dokumen pengiriman mencakup informasi detail tentang barang, pengirim, penerima, serta syarat dan ketentuan pengiriman.

Mengapa Dokumen Pengiriman Barang Penting untuk Proses Logistik?

Tanpa dokumen pengiriman, proses pengiriman bisa kacau dan sulit ditelusuri. Dokumen ini berfungsi untuk:

• Memberikan bukti resmi bahwa pengiriman dilakukan sesuai permintaan.
• Menjadi acuan apabila terjadi sengketa atau klaim.
• Memastikan transparansi dan kelancaran proses pengiriman dari awal hingga akhir.
• Membantu proses pencatatan administratif perusahaan pengirim maupun penerima.

Apa Risiko Jika Dokumen Pengiriman Tidak Lengkap?

Ketika dokumen pengiriman tidak lengkap, risiko logistik meningkat tajam. Dampak yang mungkin terjadi adalah:

• Barang bisa tertahan di titik transit atau pelabuhan.
• Potensi denda atau penalti karena tidak sesuai dengan peraturan transportasi.
• Klaim asuransi pengiriman bisa ditolak.
• Hilangnya kepercayaan antara pengirim, penyedia jasa logistik, dan pelanggan.

Dokumen yang tidak lengkap bukan sekadar masalah teknis, tetapi bisa berdampak pada reputasi dan efisiensi bisnis Anda.

Siapa yang Bertanggung Jawab Menyusun Dokumen Pengiriman?

Tanggung jawab penyusunan dokumen pengiriman umumnya berada di tangan pengirim. Namun, dalam praktiknya, hal ini bisa dibagi atau disesuaikan tergantung pada jenis pengiriman dan kesepakatan antara pihak terkait. Secara umum, pembagian tanggung jawabnya seperti ini:

• Pengirim: Menyusun dokumen utama seperti invoice, packing list, dan purchase order.
• Penyedia jasa logistik: Membantu menyiapkan dokumen operasional seperti surat jalan dan resi pengiriman.
• Ekspedisi internasional: Mengurus dokumen tambahan seperti Air Waybill, Bill of Lading, dan dokumen kepabeanan.
• Penerima (dalam beberapa kasus): Bisa diminta menandatangani atau memberikan dokumen pelengkap untuk proses serah terima.

Apakah Dokumen Pengiriman Berbeda Tergantung Jenis Transportasi?

Ya, dokumen pengiriman berbeda tergantung pada jenis transportasi yang digunakan. Masing-masing jenis transportasi darat, laut, dan udara memiliki jenis dokumen pengiriman yang disesuaikan dengan prosedur dan regulasi masing-masing. Pengiriman darat cenderung lebih sederhana, sementara laut dan udara membutuhkan dokumen tambahan yang bersifat internasional.

Apa Perbedaan Dokumen Pengiriman Darat, Laut, dan Udara?

Perbedaan utama terletak pada jenis dokumen yang diwajibkan untuk masing-masing moda. Simak tabel di bawah untuk mengetahui jenis dokumen yang digunakan:

Dokumen pengiriman darat lebih ringkas karena jalurnya langsung dan tidak melewati otoritas pelabuhan atau bandara. Sedangkan pengiriman laut dan udara membutuhkan dokumen resmi internasional karena berkaitan dengan bea cukai dan otorisasi lintas negara.

Apa Saja 10 Jenis Dokumen Pengiriman Barang yang Perlu Diketahui?

Agar pengiriman berjalan lancar dan sah secara hukum, Anda perlu mengenal 10 jenis dokumen pengiriman yang paling umum digunakan dalam proses logistik, seperti dokumen yang akan dijelaskan di bawah ini.

1. Surat Jalan (Delivery Order)

Surat jalan adalah dokumen utama dalam pengiriman darat yang mencantumkan detail penting seperti nama pengirim, penerima, jenis barang, jumlah, dan tanggal pengiriman. Dokumen ini wajib ditandatangani oleh pengirim, supir, dan penerima sebagai bukti bahwa pengiriman dilakukan sesuai permintaan. Untuk memahami lebih jelas, Anda bisa melihat contoh format surat jalan yang umum digunakan.

2. Invoice atau Faktur

Invoice berisi rincian transaksi pembelian, termasuk harga satuan barang, total biaya, dan informasi pembayaran. Ini adalah dokumen dasar dalam transaksi jual-beli yang mendampingi pengiriman.

3. Packing List

Packing list berisi daftar isi paket secara rinci, lengkap dengan jumlah, dimensi, dan jenis barang. Biasanya digunakan untuk memeriksa barang saat bongkar muat dan mencegah kesalahan kirim.

4. Surat Muatan Udara (Air Waybill)

Dokumen ini wajib dalam pengiriman udara dan berfungsi sebagai bukti kontrak antara pengirim dan maskapai. Air Waybill mencantumkan rute, penerbangan, informasi pengirim, dan rincian barang.

5. Bill of Lading

Digunakan dalam pengiriman laut, dokumen ini menunjukkan siapa pemilik sah barang selama proses pengangkutan. Bill of Lading juga bisa digunakan sebagai jaminan dalam transaksi keuangan internasional.

6. Bukti Serah Terima Barang

Ini merupakan dokumen yang ditandatangani penerima saat menerima barang. Bukti serah terima penting untuk mencatat bahwa barang telah sampai dalam kondisi baik.

7. Resi Pengiriman

Resi merupakan nomor unik yang bisa digunakan untuk melacak status pengiriman. Diberikan oleh jasa ekspedisi dan menjadi alat bantu utama bagi pengirim dan penerima untuk mengetahui posisi barang.

8. Purchase Order (PO)

PO adalah dokumen pemesanan resmi dari pembeli kepada penjual yang merinci jenis, jumlah, dan harga barang yang dibeli. Dokumen ini menjadi acuan sah transaksi bisnis.

9. Certificate of Origin (COO)

COO menyatakan negara asal barang. Dokumen ini biasanya dipakai dalam pengiriman lintas negara dan dibutuhkan untuk keperluan bea masuk atau aturan perdagangan.

10. Asuransi Pengiriman

Dokumen ini membuktikan bahwa barang dalam pengiriman dilindungi oleh asuransi. Isinya mencantumkan nilai barang dan ketentuan klaim jika terjadi kerusakan atau kehilangan.

Bagaimana Cara Memastikan Dokumen Pengiriman Aman dan Tidak Hilang?

Keamanan dokumen pengiriman sama pentingnya dengan barang yang dikirim. Untuk menjaga agar dokumen tetap aman dan tidak hilang selama proses pengiriman, ada sejumlah langkah praktis yang bisa Anda terapkan:

• Simpan salinan digital dari setiap dokumen di cloud atau perangkat kerja Anda.
• Gunakan aplikasi pengiriman yang menyediakan dokumen otomatis dan bisa diakses kapan pun.
• Gunakan amplop tahan air untuk dokumen fisik selama proses pengiriman.
• Labeli dokumen dengan jelas, terutama jika dikirim terpisah dari barang.

Dengan pendekatan ini, Anda bisa menghindari risiko kehilangan atau keterlambatan akibat dokumen yang hilang.

Apakah Deliveree Bisa Mengirimkan Kembali Dokumen Pengiriman?

Ya, Deliveree sebagai pilihan aplikasi jasa pengiriman barang terpercaya menyediakan fitur pengembalian dokumen fisik yang telah ditandatangani untuk keperluan arsip atau pelaporan. Fitur ini termasuk dalam layanan pengiriman POD Deliveree, di mana dokumen seperti surat jalan atau bukti serah terima akan dikirim kembali ke pengirim melalui kurir kilat. Layanan ini cocok untuk bisnis yang membutuhkan bukti fisik atas pengiriman yang sudah selesai.

Bagaimana Cara Menggunakan Fitur Kirim Kembali Dokumen Pengiriman pada Pemesanan Deliveree?

Cukup aktifkan fitur “Return Document” atau “Dokumen Balik” saat melakukan pemesanan di aplikasi Deliveree. Kurir mengirim dokumen pengiriman kembali ke lokasi Anda setelah menyerahkan barang ke penerima.

Untuk instruksi lengkap tentang penggunaan fitur ini, klik tautan di bawah ini.

Dokumen Pengiriman Apa Saja yang Bisa Dikirimkan Kembali Oleh Deliveree?

Berbagai dokumen seperti surat pengiriman pesanan (surat jalan), kuitansi, dan bukti tanda tangan penerimaan bisa dikirimkan kembali secara fisik kepada pengirim melalui layanan pengiriman kembali Deliveree. Layanan ini memudahkan pengarsipan dan memenuhi kebutuhan administratif tanpa repot.

Berapa Lama Dokumen Pengiriman Dikirimkan Kembali Setelah Pengiriman Selesai?

Dokumen pengiriman umumnya dikembalikan dalam 1–2 hari kerja menggunakan jasa kurir kilat seperti JNE atau Tiki. Jika rute memungkinkan, pengembalian bisa dilakukan di hari yang sama. Waktu pengembalian tergantung pada jarak rute pengiriman, jadwal dan lokasi pengirimannya.

Apakah Deliveree Memiliki Program untuk Bisnis yang Memerlukan Dokumen Pengiriman pada Pengiriman Rutin?

Saat ini fitur pengiriman kembali dokumen bisa digunakan oleh semua pelanggan Deliveree. Namun, jika Anda menjalankan pengiriman secara rutin dan membutuhkan pengelolaan dokumen yang lebih fleksibel, disarankan untuk melakukan ‘Upgrade Akun’ ke Akun bisnis Deliveree. Informasi selengkapnya tersedia di laman Bisnis. Program ini memberikan berbagai keuntungan tambahan yaitu:

• Invoice pascabayar
• Asuransi barang gratis hingga Rp 1M
• Fleksibilitas dalam mengatur SOP
• Berbagai dukungan premium sesuai kebutuhan bisnis
• Dashboard analitik untuk pengiriman bisnis Anda

Bagaimana Cara Memesan Layanan Deliveree dengan Fitur Pengembalian Dokumen?

Untuk memesan layanan Deliveree, Anda hanya perlu mengikuti beberapa langkah mudah ini:

1. Unduh aplikasi Deliveree melalui Google Play atau App Store, atau melalui webapp di Desktop.
2. Isi detail pengiriman, seperti alamat penjemputan, tujuan, dan informasi barang.
3. Pilih jenis kendaraan yang sesuai dengan volume dan kebutuhan pengiriman.
4. Aktifkan fitur “Dokumen Balik” jika Anda ingin dokumen dikembalikan setelah pengiriman.
5. Ceklis kotak di tiap lokasi dan tulis instruksi jika Anda butuh penangana dokumen balik.
6. Masukkan info penerima dokumen balik
7. Konfirmasi pemesanan, lalu pantau pengiriman secara real-time melalui aplikasi.

Dokumen pengiriman barang bukan hanya formalitas, tetapi fondasi dari kelancaran logistik. Dengan memahami 10 jenis dokumen pengiriman dan cara mengelolanya, Anda bisa menghindari risiko, menjaga akurasi, dan meningkatkan profesionalisme bisnis Anda. Untuk memudahkan pengiriman sekaligus pengelolaan dokumen, unduh aplikasi Deliveree sekarang dan nikmati layanan logistik terintegrasi yang praktis dan efisien.